Перейти к содержимому

Фотография
- - - - -

Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем работу в Office 365 с помощью Microsoft Flow


  • Авторизуйтесь для ответа в теме
В этой теме нет ответов

#1
technet

technet

    Новостной бот

  • 74 сообщений
  • 0 благодарностей
1
  • Office:2016, 365, для Mac, Online
  • Windows:10

Разбираю, как с помощью Microsoft Flow автоматизировать решение повторяющихся задач в ходе учебного процесса в Office 365 на примере учебного заведения.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Как хранить и накапливать в OneDrive самостоятельные работы (файлы) обучаемых, вложенные в почтовые сообщения с помощью Microsoft Flow?
  • Какие шаблоны Microsoft Flow можно использовать для автоматизации работы педагога в Office 365?

В статье Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем списки SharePoint с помощью Microsoft Flow [1] мы выяснили, как создать рабочий процесс с помощью Microsoft Flow применительно к спискам сайтов SharePoint.

Теперь рассмотрим, как автоматизировать учебную работу в Office 365 на основе существующих шаблонов Microsoft Flow без знаний теории построения рабочих процессов [1] на конкретном примере.

Сценарий 1.  Создание потока Microsoft Flow «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса»

Например, вы хотите, чтобы обучаемые направляли вам готовые письменные работы, например, при итоговом контроле знаний в виде файлов-вложений в электронную почту. Чтобы облегчить труд по сбору файлов-вложений в электронные письма, вам надо автоматизировать этот повторяющийся процесс.

Для этого  необходимо предусмотреть автоматизацию процесса сбора и накопления файлов в одном определенном месте. Используем для накопления файлов OneDrive для бизнеса Office 365, а в качестве средства автоматизации сбора файлов – Microsoft Flow.

Рассмотрим последовательность создания потока Microsoft Flow для сохранения новых вложений электронной почты в OneDrive для бизнеса:

  1. Входим в Microsoft Flow непосредственно с главной (домашней) страницы Office
  2. В «Мои потоки» (в примере уже созданы ранее потоки) нажимаем кнопку «Создать из шаблона».
  3. Выбираем шаблон «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса» и нажимаем кнопку «Использовать этот шаблон».
  4. Проверяем необходимые подключения и переходим к блок-схеме потока. Нам необходимо указать путь к целевой папке OneDrive для бизнеса, где вы хотите сохранять файлы.
  5. Сохраняем поток и нажимаем «Готово».
  6. Переходим в окно «Мои потоки», где можно просмотреть подробности работы потока или вернуться к редактированию для создания определенных условий (на этапе ознакомления – не обязательно).
  7. Создаем краткую инструкцию для обучаемых. В которой указываем, что в имени файла необходимо указать наименование работы и имя исполнителя, а файл в почтовом сообщении прикреплять как вложение (подробности во втором сценарии).

o365-16-04-dec16-01

Сценарий 2. Работа пользователя с почтовыми вложениями и итог выполнения потока «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса»

Разбираем последовательность действий обучаемого и педагога после создания потока «Сохранять новые вложения электронной почты в OneDrive для бизнеса».

Сначала остановимся на особенностях краткой инструкции обучаемым. Почему в краткой инструкции для обучаемых указываем, что в имени файла необходимо указать информацию о работе и имя исполнителя и файл прикреплять как вложение:

  • В процессе сохранения файла в OneDrive в поле «Кем изменено» будет указано имя владельца OneDrive.
  • Файл в почтовом сообщении необходимо прикреплять как вложение, т.к. он является окончательным вариантом итоговой работы обучаемого и не предполагает совместной текущей работы.

Последовательность действий всех участников сторон учебного процесса выглядит так:

  1. Обучаемый пишет письмо педагогу, в соответствии с инструкцией дает имя файлу и прикрепляет его как вложение в почтовое сообщение Outlook (в примере, файл находится в OneDrive для бизнеса).
  2. Педагог получает почтовое сообщение, и у него в OneDrive для бизнеса в специально назначенной папке автоматически появляется файл-вложение из электронного письма обучаемого. И так для каждого письма.
  3. Для проверки работ педагогу достаточно просмотреть файлы в целевой папке для почтовых вложений в OneDrive для бизнеса.
  4. Затем педагог публикует итоги выполнения работ, например, в беседах группы Office 365 [2].

o365-16-04-dec16-02

Сценарий 3. Автоматизация других видов деятельности с помощью готовых шаблонов Microsoft Flow

Можно автоматизировать и другие виды деятельности педагога с помощью готовых шаблонов, например, можно:

  1. отслеживать почтовые сообщения в таблице Excel;
  2. можно получать push-сообщения (push-уведомления – это сообщения, которые появляются поверх окон запущенных программ [3]) различного назначения, например, от администратора или модератора в Office 365;
  3. копировать файлы из различных «облачных» хранилищ;
  4. и т.д.

o365-16-04-dec16-03

Использованные источники:

  1. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем списки SharePoint с помощью Microsoft Flow
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Новые возможности в организации обучения в группе Office 365
  3. Что такое Push-уведомления и как их правильно использовать


Источник: официальный блог Microsoft Office




Количество пользователей, читающих эту тему: 0

0 пользователей, 0 гостей, 0 анонимных